Datenschutzhinweise / Privacy Policy

1. Grundsätze der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit den geltenden Datenschutzgesetzen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dabei halten wir uns an folgende Grundsätze:

• Zweckbindung: Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur für die Zwecke, für die sie erhoben wurden.
• Datenminimierung: Wir erheben und verarbeiten nur die Daten, die für die Bereitstellung unserer Dienstleistungen erforderlich sind.
• Speicherung in der EU: Alle personenbezogenen Daten werden ausschließlich auf Servern in der Europäischen Union gespeichert.
• Sicherheit: Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen.
• Transparenz: Wir informieren Sie klar und verständlich darüber, wie Ihre Daten verarbeitet werden.

2. Verantwortlicher und Kontakt

Der Verantwortliche für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Für Fragen oder Anliegen zum Datenschutz können Sie uns jederzeit unter den oben genannten Kontaktdaten erreichen.

3. Hosting

Unsere Website und Plattform werden bei der IONOS SE gehostet. Personenbezogene Daten, die im Rahmen der Nutzung unserer Dienste verarbeitet werden, werden auf Servern in Deutschland gespeichert. Dazu gehören Daten wie IP-Adressen, Kontaktanfragen, Vertragsdaten und sonstige Informationen, die über unsere Plattform generiert werden.

Das Hosting erfolgt im Interesse einer sicheren und zuverlässigen Bereitstellung unserer Dienstleistungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten, um die Nutzung unserer Plattform und unserer Website zu ermöglichen sowie unsere Dienstleistungen bereitzustellen.

Beim Besuch unserer Website werden automatisch technische Daten wie IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem, Datum und Uhrzeit des Zugriffs sowie die aufgerufenen Seiten verarbeitet. Diese Daten sind erforderlich, um die Sicherheit und Stabilität unserer Website zu gewährleisten.

Bei der Nutzung unserer Plattform verarbeiten wir Kundendaten wie Name, E-Mail-Adresse, Unternehmensname und Zahlungsinformationen, um unsere vertraglichen Verpflichtungen zu erfüllen. Darüber hinaus verarbeiten wir Kandidatendaten, die aus öffentlich zugänglichen Quellen wie LinkedIn oder GitHub stammen, um sie unseren Kunden für Active Sourcing bereitzustellen.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

5. Rechte der betroffenen Personen

Als betroffene Person haben Sie gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu erhalten, welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten und wie diese genutzt werden.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können verlangen, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt wird.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen, wenn diese auf Grundlage eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) erfolgt.
• Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte oder bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie uns jederzeit unter info@vancit.com kontaktieren.

Darüber hinaus haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

6. Datenverarbeitung auf unserer Website

Beim Besuch unserer Website werden bestimmte personenbezogene Daten automatisch verarbeitet, um die Funktionalität und Sicherheit der Website zu gewährleisten sowie die Nutzung zu analysieren.

Cookies und Tracking-Technologien

Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien, um unsere Website benutzerfreundlicher zu gestalten und die Nutzung zu analysieren. Dabei unterscheiden wir zwischen:

• Technisch notwendigen Cookies: Diese Cookies sind erforderlich, um die grundlegenden Funktionen der Website bereitzustellen (z. B. Speicherung von Login-Daten).
• Analyse- und Tracking-Cookies: Diese Cookies helfen uns, das Verhalten der Nutzer auf unserer Website zu verstehen und unser Angebot zu verbessern.

Die Speicherung technisch notwendiger Cookies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Analyse- und Tracking-Cookies werden nur mit Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TTDSG gespeichert.

Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit über die Cookie-Einstellungen auf unserer Website anpassen.

Technische Daten

Beim Besuch unserer Website werden automatisch folgende technische Daten erfasst:

• IP-Adresse
• Browsertyp und -version
• Betriebssystem
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite)

Diese Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet, um die Sicherheit und Stabilität der Website zu gewährleisten.

7. Datenübermittlung an Dritte

Zur Bereitstellung unserer Dienstleistungen geben wir personenbezogene Daten an ausgewählte Drittanbieter weiter. Dazu gehören unter anderem OpenAI, Gemini (Google), Stripe, MongoDB, Anthropic und Clerk. Diese Anbieter verarbeiten Daten ausschließlich auf Grundlage unserer Weisungen und unter Einhaltung der geltenden Datenschutzvorschriften.

Falls personenbezogene Daten in Länder außerhalb der EU/EWR übermittelt werden (z. B. in die USA), stellen wir sicher, dass geeignete Schutzmaßnahmen wie Standardvertragsklauseln der EU-Kommission implementiert sind, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten.

8. Änderungen der Datenschutzrichtlinie

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzrichtlinie anzupassen, um sie an geänderte rechtliche, technische oder geschäftliche Anforderungen anzupassen.

Die jeweils aktuelle Version der Datenschutzrichtlinie ist jederzeit auf unserer Website verfügbar. Wir empfehlen Ihnen, diese regelmäßig zu überprüfen, um über mögliche Änderungen informiert zu bleiben.

1. Principles of Data Processing

We process personal data exclusively in accordance with applicable data protection laws, in particular the General Data Protection Regulation (GDPR). We adhere to the following principles:

• Purpose Limitation: We process personal data only for the purposes for which they were collected.
• Data Minimization: We collect and process only the data necessary to provide our services.
• Storage in the EU: All personal data is stored exclusively on servers within the European Union.
• Security: We implement technical and organizational measures to protect personal data from unauthorized access, loss, or misuse.
• Transparency: We provide clear and understandable information on how your data is processed.

2. Controller and Contact

The controller for the processing of personal data within the meaning of the General Data Protection Regulation (GDPR) is:

If you have any questions or concerns about data protection, you can contact us at any time using the contact details provided above.

3. Hosting

Our website and platform are hosted by IONOS SE. Personal data processed as part of the use of our services is stored on servers in Germany. This includes data such as IP addresses, contact requests, contract data, and other information generated via our platform.

Hosting is carried out in the interest of secure and reliable provision of our services in accordance with Art. 6 Para. 1 lit. f GDPR.

4. Collection and Processing of Personal Data

We collect and process personal data to enable the use of our platform and website as well as to provide our services.

When visiting our website, technical data such as IP address, browser type, operating system, date and time of access, and the pages accessed are automatically processed. This data is necessary to ensure the security and stability of our website.

When using our platform, we process customer data such as name, email address, company name, and payment information to fulfill our contractual obligations. Additionally, we process candidate data obtained from publicly accessible sources such as LinkedIn or GitHub to provide it to our customers for active sourcing purposes.

This data processing is based on Art. 6 Para. 1 lit. b GDPR (contract performance) and Art. 6 Para. 1 lit. f GDPR (legitimate interest).

5. Rights of Data Subjects

As a data subject, you have the following rights under the General Data Protection Regulation (GDPR):

• Right of Access (Art. 15 GDPR): You have the right to obtain information about the personal data we process about you and how it is used.
• Right to Rectification (Art. 16 GDPR): You can request the correction of inaccurate or incomplete personal data.
• Right to Erasure (Art. 17 GDPR): You have the right to request the deletion of your personal data unless legal retention obligations prevent this.
• Right to Restriction of Processing (Art. 18 GDPR): You can request that the processing of your personal data be restricted.
• Right to Data Portability (Art. 20 GDPR): You have the right to receive your personal data in a structured, commonly used, and machine-readable format or to request the transfer to another controller.
• Right to Object (Art. 21 GDPR): You can object to the processing of your personal data if it is based on a legitimate interest (Art. 6 Para. 1 lit. f GDPR).
• Right to Withdraw Consent (Art. 7 Para. 3 GDPR): If you have given us consent to process your personal data, you can withdraw this consent at any time with effect for the future.

To exercise your rights or if you have questions about the processing of your personal data, you can contact us at info@vancit.com.

Furthermore, you have the right to file a complaint with a data protection supervisory authority if you believe that the processing of your personal data violates the GDPR.

6. Data Processing on Our Website

When visiting our website, certain personal data is automatically processed to ensure the functionality and security of the website as well as to analyze its usage.

Cookies and Tracking Technologies

We use cookies and similar technologies to make our website more user-friendly and to analyze its usage. We distinguish between:

• Technically Necessary Cookies: These cookies are required to provide the basic functions of the website (e.g., storing login data).
• Analytics and Tracking Cookies: These cookies help us understand user behavior on our website and improve our offering.

The storage of technically necessary cookies is based on Art. 6 Para. 1 lit. f GDPR (legitimate interest). Analytics and tracking cookies are stored only with your consent in accordance with Art. 6 Para. 1 lit. a GDPR in conjunction with § 25 Para. 1 TTDSG.

You can adjust your cookie settings at any time via the cookie settings on our website.

Technical Data

When visiting our website, the following technical data is automatically collected:

• IP address
• Browser type and version
• Operating system
• Date and time of access
• Referrer URL (the previously visited page)

This data is processed based on Art. 6 Para. 1 lit. f GDPR to ensure the security and stability of the website.

7. Data Transfers to Third Parties

To provide our services, we transfer personal data to selected third-party providers. These include OpenAI, Gemini (Google), Stripe, MongoDB, Anthropic, and Clerk. These providers process data exclusively based on our instructions and in compliance with applicable data protection regulations.

If personal data is transferred to countries outside the EU/EEA (e.g., the USA), we ensure that appropriate safeguards such as the EU Commission's standard contractual clauses are implemented to guarantee an adequate level of data protection.

8. Changes to the Privacy Policy

We reserve the right to amend this privacy policy to reflect changes in legal, technical, or business requirements.

The current version of the privacy policy is always available on our website. We recommend that you review it regularly to stay informed about possible changes.